4 règles d’or pour organiser un séjour business réussi

De la PME à l’ETI en passant par le Grand Compte, les voyages d’affaires sont monnaie courante dans nombre d’entreprises à dimension nationale et/ou internationale. La gestion des déplacements des collaborateurs ou Travel Management représente une activité en plein boom, nécessitant une exécution sans faille. Votre mission si vous l’acceptez ? Organiser un séjour business dans les règles de l’art ! Formalités, budget, choix de l’établissement, commodités, transports… MiHotel vous livre 4 de ses meilleurs conseils pour réussir cette tâche minutieuse.

Bien définir son budget (et le maîtriser)

Les grands groupes n’ont plus le monopole des voyages d’affaire. Les entreprises plus petites décident elles aussi d’envoyer leurs collaborateurs à la conquête de nouveaux territoires, notamment pour s’implanter sur de nouveaux marchés. Problème : toutes ne disposent pas du budget des géants du CAC 40. Il vous faudra donc être habile pour maîtriser votre enveloppe et éviter les coûts superflus. Dans l’idéal, votre entreprise possède une politique de frais de déplacements.

Ce document définit un certain nombre de règles encadrant les frais : réservations de compagnie de transport, hébergement, repas, plafonds de dépense pour les cadeaux clients… En l’absence de ce document, vous devrez évaluer rigoureusement les frais de voyage des collaborateurs en tenant compte du type de voyage (team-building, incentive, séminaire…) et de la nature de leurs besoins en déplacement. Pour vous aider, investissez dans un logiciel de gestion des frais. En plus de vous accompagner dans l’automatisation de certaines tâches, il vous aidera à gagner en efficacité, en rentabilité et à maîtriser certaines déconvenues (comme les fraudes !).

Se renseigner sur la destination des collaborateurs

Cette étape est un préalable indispensable pour garantir à vos collaborateurs un séjour serein et optimisé. Dans le cas de certaines destinations, c’est même une question de sécurité. Visa, législation particulière, vaccins obligatoires, situation politique… sont autant de critères à prendre en considération avant de booker les billets des voyageurs.

Se renseigner sur la destination de séjour, c’est aussi être au fait des conditions météorologiques sur place, des événements majeurs en cours… en bref, de toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour suggérer aux collaborateurs en déplacement des idées pour améliorer leur séjour. Une équipe de commerciaux en voyage sur Lyon début décembre ? Incluez dans leur parcours un petit circuit spécial Fêtes des Lumières ! Une équipe projet loge dans une Suite du quartier Ainay ? Elle sera ravie de découvrir une sélection d’adresses idéales pour un déjeuner à proximité avec un client.

Ne pas lésiner sur le confort des voyageurs pendant le séjour

Dans l’imaginaire collectif, le voyageur d’affaire est souvent perçu comme un professionnel sautant d’un avion à l’autre, avec un emploi du temps chargé de rendez-vous, souvent pressé, lorsqu’il n’est pas épuisé à la suite d’une longue journée de séminaire. Dans la réalité, c’est souvent le cas ! Il est donc essentiel de joindre l’utile à l’agréable en prévoyant des commodités et de délicates attentions tout au long de son séjour. C’est notamment pour répondre à cette ambition que nous avons développé un panel de services accompagnant les séjours dans nos Suites. Voiturier, livraison de repas concoctés par des chefs, de petits-déjeuners bio et locaux, cours de Yoga, partenariat avec des spas…

Chez MiHotel, nous savons à quel point une bulle de confort peut être vitale lors de déplacements d’affaires. Pour une expérience encore plus personnalisée, chacune des Suites de notre collection design et contemporaine dispose d’un univers qui lui est propre. Pour que chacun de vos collaborateurs puisse s’y retrouver ! Toutes les chambres sont équipées de connexion WiFi haut-débit, d’un mini-bar, d’un coin séjour avec siège et table basse, d’un lit King Size ultra-confort et même de baignoires à bulles type spa pour certaines… Le confort et le service d’un hôtel 4 étoiles, l’intimité d’un appartement privé !

Proposer un support administratif sur-mesure

Enfin, il est nécessaire d’offrir aux voyageurs professionnels un véritable “service support” tout au long de leur expérience, notamment sur la partie administrative. Passées les formalités évidentes (comme vérifier auprès d’eux que tous leurs papiers d’identité sont à jour), montrez-leur que vous êtes un assistant voyage efficace, réactif et surtout, de confiance ! Dans cette optique, voici une liste non exhaustive d’informations qui pourront leur être utiles, que vous pourrez leur fournir au plus tard la veille de leur départ :

des horaires : de train, de vol, de rendez-vous, de conférences, etc.
des plans : de la ville de destination, du réseau de transport sur place, etc.
Des adresses et numéros de téléphone : du lieu de résidence, de leurs interlocuteurs sur place, de l’ambassade, etc.
des documents dont ils pourraient avoir besoin dans le cadre de leurs rendez-vous (ex : notes de synthèse, cartes de visite…)
des informations pratiques : météo sur place, activités locales, etc.

L’idéal ? Regroupez l’ensemble de ces informations dans un guide numérique. Pratique et zéro papier.

Et pour répondre aux exigences des voyageurs d’affaires de votre entreprise, MiHotel s’est associé à MAPIECE pour proposer une expérience revisitant les codes des séminaires classiques et de l’hôtel traditionnel à Lyon. Découvrez vite la nature de cette collaboration et faites vivre à vos collaborateurs une expérience inédite !